Công ty cổ phần Giấy Sài Gòn (GSG) triển khai ERP từ giữa năm 2006 với dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng một năm. Thế nhưng, gần hai năm sau dự án của họ mới hoàn thành.

Để có được kết quả đó, cả đội ngũ của công ty đã nỗ lực đổi mới và ERP đã gắn liền với những bước phát triển của công ty trong thời gian qua.GSG ký kết hợp đồng với Trung tâm Dịch vụ ERP FPT triển khai giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Oracle e-Business Suite từ tháng 7-2006.

Ông Cao Tiến Vị, Tổng giám đốc GSG, cho biết vào thời điểm đó, việc triển khai ERP nằm trong kế hoạch cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh sau khi GSG đã tập trung đầu tư cho các nhà máy mới với các dây chuyền sản xuất hiện đại có công suất cao.

Giải pháp được ứng dụng cho một hệ thống gồm nhà máy sản xuất của GSG ở khu công nghiệp Mỹ Xuân A (Bà Rịa-Vũng Tàu), tổng kho tại quận 12, văn phòng TP.HCM và chi nhánh Hà Nội với dự kiến hoàn thành trong vòng một năm.

Quyết tâm triển khai là bước đầu thành công

Đối với việc ứng dụng ERP, có được sự quyết tâm để bắt đầu triển khai đã là một thành công. Ông Vị cũng thừa nhận rằng vào thời điểm đó con đường đến với ERP thực sự khó khăn, nhưng họ đã nỗ lực để đổi mới công ty trong điều kiện hệ thống ngày càng mở rộng, công suất nhà máy tăng lên nhiều lần, đòi hỏi những kỹ năng quản lý chuyên nghiệp hơn và quan trọng là làm thế nào để tận dụng nguồn tài nguyên chung có hiệu quả hơn.

Thực ra, theo ông Vị, việc triển khai hệ thống ERP đã được GSG tính tới từ năm 2000. Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu, ban lãnh đạo cho rằng đó chưa phải là thời điểm phù hợp và việc chuẩn bị cũng chưa sẵn sàng.
Đến năm 2006, khi GSG hoạch định chiến lược dài hạn với việc xây dựng ba nhà máy lớn trên cả nước, thu hút vốn đầu tư và chuẩn bị lên sàn chứng khoán thì việc quản lý đơn lẻ đã không còn phù hợp.

ERP là một trong những lựa chọn đầu tiên của công ty nhằm tìm ra phương cách gắn kết các bộ phận và cũng nhằm tìm thước đo hữu hiệu hoạt động sản xuất-kinh doanh, cải tiến năng lực làm việc của nhân viên. Giải pháp Oracle e-Business Suite đã được lựa chọn với lý do: đó là phần mềm tích hợp các quy trình chuẩn mà nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công.

Điều đặc biệt là trong quá trình đổi mới của mình, GSG đã mời những nhà quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia như Unilever, Nestlé, Pepsi, Coca-Cola, Samsung… về làm việc; họ là những người có kinh nghiệm sử dụng thành thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai. Nhưng kế hoạch một năm của GSG đã không thành. Vì cũng trong thời gian đó GSG đưa nhà máy mới vào hoạt động, ban đầu dự định triển khai đồng bộ các bộ phận, nhưng sau đó đã tách khâu sản xuất ra, làm cho thời gian triển khai ở công đoạn này tăng lên gấp rưỡi.

Ban đầu, ban chủ trì dự án cũng dự định chạy song song hai chương trình cũ và mới nhưng sau đó để giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sản xuất-kinh doanh, họ cũng quyết định chạy độc lập. Trong khi đó, GSG hai năm qua liên tục mở rộng quy mô sản xuất, thay đổi cấu trúc và phát triển đội ngũ, dự án vì thế đã kéo dài. “Nhưng sự kéo dài này đã có lợi cho quy trình của công ty trong khi chi phí phần mềm vẫn không tăng,” ông Vị cho biết.

Trong khi đó, ông Trần Trọng Nghĩa, Phó tổng giám đốc Trung tâm ERP FPT, cho biết dù được GSG chọn là đối tác triển khai vì có nhiều kinh nghiệm nhưng họ vẫn gặp nhiều khó khăn vì chưa có kinh nghiệm với ngành sản xuất giấy. “Việc tiếp cận một ngành công nghiệp mới rất là khó khăn. Trong khi đó, quy mô hoạt động của GSG trong thời gian đó thay đổi liên tục, đòi hỏi việc cân bằng giữa sự thay đổi và chuẩn hoạt động đã có sẵn là rất nhiều,” ông Nghĩa cho biết.

Theo ông Nghĩa, giai đoạn bảo hành bảo trì là rất quan trọng, GSG sẽ được hỗ trợ một thời gian dài tương đương với thời gian triển khai dự án. Cùng với đó là các kế hoạch mở rộng dự án khi cần thiết.

Khai thác tài nguyên chung

Nhìn vào con số tăng trưởng của GSG trong năm 2007 mới thấy việc ứng dụng ERP là cần thiết: tăng trưởng doanh thu 102% so với cùng kỳ năm trước, đưa tốc độ tăng trưởng bình quân lên mức 64%/năm trong vòng sáu năm. Trong khi đó, GSG tiếp tục đầu tư cho dự án nhà máy mới với 1.750 tỷ đồng, nâng tổng công suất dự kiến vào năm 2009 lên hơn gấp ba lần so với hiện nay, khoảng 330.000 tấn/năm. Cũng chỉ trong năm 2007, tổng số người lao động đã tăng 20%. Hệ thống phân phối lên đến 45.000 điểm bán lẻ…

Việc hoàn thành dự án ERP đã đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy đầu tiên trong nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với quy trình tiên tiến của thế giới. Theo ông Vị, hai yếu tố mấu chốt để đem lại kết quả này là sự quyết tâm của ban lãnh đạo, sự đồng lòng của đội ngũ nhân viên, và nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại và có hiệu quả so với quy trình cũ vốn vừa nặng nề vừa phân tán.

Ông Lê Hoành Cư, Phó giám đốc thường trực dự án ERP, cho biết GSG quyết định ứng dụng ERP vào năm 2006, trong điều kiện mà hệ thống CNTT cũ đã không đáp ứng được việc quản lý số liệu, đặc biệt là số lượng thành phẩm và sản phẩm. Dữ liệu giữa các bộ phận thì không đồng nhất, thiếu độ tin cậy và có khả năng mất mát cao. Trong khi đó, hệ thống sản xuất ở GSG ngày càng mở rộng và trở nên phức tạp, cách tính giá thành cuối kỳ thiếu chính xác đã gây nhiều khó khăn trong quản lý và điều hành.

Việc đầu tư mở rộng hệ thống sản xuất và bộ máy nhân sự ngày càng phình to càng tạo ra nhiều thách thức, họ buộc phải chọn một giải pháp phù hợp để sử dụng nguồn tài nguyên thông tin có hiệu quả.

Thành quả đầu tiên của ERP là làm thay đổi thói quen và cách thức tác nghiệp, quản lý trong tất cả các cấp, các khâu ở GSG. Ông Cư cho biết quy trình tự động giúp giảm áp tải về nhập liệu, đối chiếu giữa các bộ phận và cung cấp dữ liệu tức thời để giúp các bộ phận khai thác và chia sẻ thông tin trong hoạt động kinh doanh từ mua bán hàng, sản xuất cho đến tài chính, quản trị, kế toán…

Điều này tạo nên chuỗi thông tin xuyên suốt hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của các bộ phận và lãnh đạo công ty, thay cho quy trình cũ phụ thuộc rất nhiều vào ý muốn chủ quan của người làm báo cáo. “Có thể nói giải pháp mới đã tạo ra cơ chế quản lý và kiểm soát các hoạt động một cách khoa học và chuẩn xác hơn,” ông Cư chia sẻ.

Theo ông Vị, lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng yêu cầu của các cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà GSG đang hướng tới. Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được nhiều quy trình sản xuất-kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình. Đặc biệt, theo ông Vị, ý nghĩa cốt lõi của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản lý sâu rộng và hiệu quả hơn.

Nhưng, theo ông Vị, ERP không có nghĩa là tất cả mà đó là một công cụ hỗ trợ cho các hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất trước và sau khi thành công vẫn là con người - những người trực tiếp sử dụng công cụ ERP sao cho có hiệu quả và khai thác tối ưu các lợi ích mà nó mang lại.

“Thành công lớn nhất của chúng tôi là chúng tôi đã chọn được giải pháp phù hợp phục vụ cho quá trình phát triển của mình. Tuy nhiên, việc hoàn thiện ERP chỉ là thành công bước đầu, điều cốt lõi là làm sao để khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên chung, giá trị lớn nhất mà ERP mang lại,” ông Vị nói.

(TBVTSG)  TUYẾT ÂN