Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ giữa năm 2006 và chính thức nghiệm thu vào cuối năm 2007. Theo ông Cao Tiến Vị, chủ thịch HDQT Công ty GSG, sau các dự án đầu tư xây dựng nhà máy mới và hiện đại hóa các dây chuyền sản xuất thời điểm đó, Giấy Sài Gòn mong muốn đầu tư và cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm thương hiện GIấy Sài Gòn.

Giải pháp được ứng dụng cho một hệ thống gồm nhà máy sản xuất của GSG ở khu công nghiệp Mỹ Xuân A (Bà Rịa-Vũng Tàu), tổng kho tại quận 12, văn phòng TP.HCM và chi nhánh Hà Nội.

Quyết tâm triển khai là bước đầu thành công

Đối với việc ứng dụng ERP, có được quyết tâm để bắt đầu triển khai đã là một thành công. Ông Vị cũng thừa nhận rằng thời điểm đó con đường đến với ERP thực sự khó khăn, nhưng GSG đã nỗ lực để đổi mới công ty trong điều kiện hệ thống ngày càng mở rộng, công suất nhà máy tăng lên nhiều lần đòi hỏi những kỹ năng quản lý chuyên nghiệp hơn và quan trọng là làm thế nào để tận dụng nguồn tài nguyên chung có hiệu quả hơn.

Việc triển khai hệ thống ERP, theo ông Vị, đã được GSG tinhd tới từ năm 2000. Tuy nhiên sau khi nghiên cứu, ban lãnh đạo cho rằng đó chưa phải là thời điểm phù hợp và việc chuẩn bị chưa sẵn sàng.

Đến năm 2006, khi GSG hoạch định chiến lược dài hạn với việc xây dựng 3 nhà máy lớn trên cả nước, thu hút vốn đầu tư và chuẩn bị lên sàn chứng khoán thì việc quản lý đơn lẻ đã không còn phù hợp. Ông Vị cho biết ” Việc xây dựng các nhà máy lớn tại 3 miền Bắc Trung Nam với chiến lược phát triển dài hạn, việc quản lý đơn lẻ đã không còn phù hợp với qui mô hoạt động và xu thế tin học hóa toàn cầu. GSG đã chọn ERP là một giải pháp quản lý mới, dùng CNTT để quản lý tổng thể bên cạnh việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.”

ERP là một trong những lựa chọn đầu tiên của công ty nhằm tìm ra phuơng tiện gắn kết các bộ phận và cũng nhằm tìm thước đo hữu hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh , cải tiến năng lực làm việc của nhân viên. Giải pháp Oracle EBS đã được lựa chọn với lý do: đó là phần mềm hàng đầu và nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công.

Điều đặc biệt trong quá trình đổi mới của mình, GSG đã chủ động mời những nhà quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia như Pepsi, Coca-cola, Unilever, Nestle’, Sam sung…về làm việc, học là những người có kinh nghiệm sử dụng thành thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai.
Ở thời điểm khởi đầu, ban quản lý dự án dự định chạy song song hai chương trình cũ và mới nhưng sau đó để giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, họ quyết định chạy độc lập.

Ông Trần Trọng Nghĩa, Giám đốc Công ty Dịch vụ ERP-FPT chi nhánh TP HCM, cho biết việc ứng dụng ERP thành công với GSG đem lại thức tế ngành giấy cho giải pháp ERP của FPT. Chính vì vậy, mặc dù qui mô hoạt động của GSG trong suốt thời gian triển khai dự án thay đổi liên tục, nhưng FPT-ERP và GSG vẫn hợp tác chặt chẽ để cân bằng giữa sự thay đổi và chuẩn đã có, Cũng theo ông Nghĩa , giai đoạn bảo hành bảo trì là rất quan trọng, GSG được hỗ trợ một thời gian dài tương đương với thời gian triển khai dự án. Cùng với đó là các kế hoạch mở rộng dự án khi cần thiết.

Khai thác tài nguyên phần mềm

Nhìn vào con số tăng trưởng của GSG trong năm 2007 mới thấy việc ứng dụng ERP là cần thiết: tăng trưởng doanh thu 102% so với năm 2006, đư atoocs độ tăng trưởng bình quân lên mức 64%/năm trong vòng 6 năm.Trong khi đó GSG tiếp tục đầu tư cho dự án xây dựng nhà máy mới với 1.750 tỷ đồng, nâng tổng công suất dự kiến vào năm 2009 lên hơn gấp 3 lần so với hiện nay, khoảng 330000 tấn/năm. CŨng chỉ trong năm 2007, tổng số người lao động đã tăng 20%. Hệ thống phân phối lên đến 45.000 điểm bán lẻ.

Việc hoàn thành dự án ERP đã đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy đầu tiên trong nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với qui trình tiên tiến của thế giới. Theo ông VỊ, hai yếu tốt mấu chốt để đem lại kết quả này là sự quyết tâm của Ban lãnh đạo, sự đồng lòng của đội ngũ nhân viêc, nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại và có hiện quả so với quy trình cũ vốn vừa nặng lề vừa phân tán.

Ông Lê Hoành Cư, Phó Giám đốc thường trực của dự án cho biết, khi GSG quyết định ứng dụng ERP, hệ thống CNTT cũ đã không đáp ứng được việc quản lý số liệu, đặc biệt là số lượng thành phẩm và sản phẩm. Dữ liệu giữa các bộ phận thì không đồng nhất, thiếu độ tin cậy và có khả năng mất mát cao. Trong khi đó, hệ thống sản xuất ở GSG ngày càng mở rộng và trở nên phức tạp, cách tính giá thành cuối kỳ thiếu chính xác đã gây nhiều khó khăn trong quản lý và điều hành. Việc đầu tư mở rộng hệ thống sản xuất và bộ máy nhân sự ngày càng phình to càng tạo ra nhiều thách thức, họ buộc phải chọn một giải pháp phù hợp để sử dụng nguồn tài nguyên thông tin hiệu quả.

Thành quả đầu tiên của ERP là làm thay đổi thói quen và cách thức tác nghiệp, quản lý ở trong tất cả các cấp, các khâu ở GSG. Ông Cư cho biết, quy trình tự động giúp giảm áp tải về nhập số liệu, đối chiếu giữa các bộ phận và cung cấp dữ liệu tức thời để giúp các bộ phận khai thác, chia sẻ thông tin trong quá trình hoạt động từ mua bán hàng, sản xuất cho đến tài chính, quản trị, kế toán…, tạo lên chuỗi thông tin xuyên suốt hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của các bộ phận và lãnh đạo công ty thay cho quy trình cũ vốn phụ thuộc rất nhiều vào ý muốn chủ quan của người làm báo cáo. “Có thể nói giải pháp mới đã tạo ra cơ chế quản lý và kiểm soát các hoạt động một cách khoa học và chuẩn xác hơn”, ông Cư chia sẻ.

Theo ông Vị, lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà GSG đang hướng tới. Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình. Đặc biệt, theo ông Vị, ý nghĩa cốt lõi của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản lý sâu rộng và hiệu quả hơn.

Nhưng, theo ông Vị, ERP không có nghĩa là tất cả mà cái đó là một công cụ hỗ trợ cho các hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất trước và sau khi thành công vẫn là con người, những người trực tiếp sử dụng công cụ ERP sao cho có hiệu quả và khai thác tối ưu các lợi ích mà nó mang lại.

“Thành công lớn nhất của chúng tôi là chúng tôi đã chọn được giải pháp phù hợp phục vụ cho quá trình phát triển của mình. Tuy nhiên, việc hgoafn thiện ERP chỉ là thành công bước đầu, điều cốt lõi là làm sao để khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên chung, giá trị lớn nhất mà ERP mang lại”, ông Vị nói.

Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn

Thành lập năm 1997, từ một cơ sở sản xuất giấy carton nhỏ, hiện Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn đã phát triển và trở thành doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm về giấy công nghiệp. Với vốn điều lệ 226 tỷ, năng lực sản xuất 105.000 tấn/năm, dây chuyền sản xuất hiện đại, Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn đã được Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam đánh giá là công ty tăng trưởng cao nhất trong ngành. Hiện công ty quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001:2000 do QUACERT chứng nhận. Ngày 18/11/2007, Giấy Sài Gòn là một trong 12 công ty trong khối ASEAN được trao giải “Doanh nghiệp ASEAN được ngưỡng mộ nhất” tại Hội nghị Thượng đỉnh thường niên của ASEAN tổ chức ở Singapore.

(http://eac.vn - Theo ERP và Doanh nghiệp)